Desafíos del Director de Proyectos con un equipo de teletrabajo (Virtuales)

En un  mundo globalizado en que vivimos las brechas de distancia se están acortando gracias a la utilización de la tecnología, y estas herramientas han dispuesto a que instituciones tanto públicas como privadas  incorporen y utilicen cada vez más la  implementación en sus proyectos equipos virtuales ó teletrabajo. En Costa Rica una empresa pública pionera de este tipo de trabajo es el ICE y empresas privadas se encuentran Intel y HP como ejemplo. 

En referencia a la gestión de proyectos y la utilización de equipos virtuales, el PM tiene grandes desafíos y responsabilidades para conjuntar y producir sinergia en su equipo de proyecto, el director de proyectos debe desarrollar e incorporar todas sus competencias para ayudar a visualizar en su equipo las metas establecidas, los tiempos y lo más importante la calidad plasmada en plan de proyecto, controlando variables de distintos niveles, como lo es la cultura, lenguaje, horarios, y hasta tecnicismo.

Para conformar de buena manera un equipo de proyecto virtualizado el PM debe tener en cuenta tres pilares básicos para llevar a buen término el éxito del proyecto virtualizado: 

 1. Utilización de Tecnologías de información y comunicación.

Los recursos tecnológicos son una  herramientas útil  en el tema de  proyectos y máxime cuando se habla de conformar equipos virtuales; por ejemplo estos equipos se pueden comunicar  por medio  de la  creación de sitios de proyectos, utilizando  conference call, videoconferencia, e-mails, comunicadores instantáneos, videochats, telefonía móvil, dropbox, google docs, Skype ó VoIpBuster  entre otros.

Pero esto no es tan fácil  solo con tener una herramienta para establecer una buena comunicación, existen barreras de idiomas, cultura, horarios distintos y hasta de diferentes metodologías de manejo de proyectos.  El proceso de comunicación es trascendental para el éxito en donde se conforman este tipo de proyectos con miembros del equipo en sitios distintos.

 De esta manera, la tecnología debe ser una aliada del gerente de proyectos, pero siempre será como un   apoyo: funciona como “medio” y no como “fin”.

  

2.     Cambio cultural y organizacional:

Para poder utilizar este tipo de trabajo debe haber un cambio de cultura en la organización, efectuando una selección correcta del personal y el PM debe ayudar a la organización al crecimiento y cambio de paradigmas culturales y esto se logra creando un excelente plan de comunicaciones, organizando y dando seguimiento oportuno de los distintos involucrados mediante procedimientos donde se especifique como va hacer el actuar, sus políticas, compromisos y responsabilidades  en el proyecto.

Definitivamente la manera para poder enfrentar dichos retos es ofreciendo  un planeamiento claro  de los objetivos, una fuerte comunicación  y el establecimiento de la calidad  en los proyectos, en conjunto con el compromiso del equipo de trabajo.

3. Equipo de trabajo dispuesto al reto:

El equipo de proyecto debe de poseer ciertas cualidades o competencias  que le permitan dar el rendimiento esperado, tales como: responsabilidad, disciplina, manejo de herramientas tecnológicas, autocontrol (manejo de emociones), además de las competencias duras ó técnicas que debe poseer para el aporte en el proyecto.

Las ventajas tanto para la empresa cómo para el equipo de proyecto:

1. Mayor productividad debido a la implantación del trabajo por objetivos.
2. Menor costo por puesto
3. Menor infraestructura necesaria
4. Eliminación de control horario
5. Posibilidad de modificar horarios de trabajo
6. Eliminación del absentismo laboral
7. Mejoras en la motivación del teletrabajador por poder tener más flexibilidad ya que organiza su tiempo y las tareas como quiere

Desventajas:

1. La principal desventaja se centra en la mayor dificultad para conseguir la motivación del miembro del equipo y en hacerle sentir que pertenece a un grupo. (Grado de pertenencia)
2. Los miembros de un equipo virtual carecen de todos los datos que la comunicación no verbal transmite en un equipo 'cara a cara'. 
3. El sueldo del miembro puede llegar a exceder el costo total del trabajador a tiempo completo en la oficina (por invertir más horas de trabajo en su casa)
4. Dificultad de controlar al trabajador y reducción del trabajo en equipo
5. El teletrabajo tiene una desvinculación total o parcial hacia la empresa y a sus compañeros, por lo que es conveniente mantener periódicamente reuniones.

CONCLUSIONES     

• 1.     La responsabilidad y el involucramiento del equipo es clave para cumplir las metas y el PM debe gestionar y potencializar los recursos humanos para desarrollar un sentido de pertenencia en el proyecto y la consecución de los objetivos.

• 2.   Para la implementación del teletrabajo es fundamental la utilización de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC´s).

• 3.     La creación de equipos virtuales va a depender de las reglas del negocio, si son proyectos internacionales ó internos.

• 4.     Como punto fundamental se debe crear un plan de comunicaciones efectivo y claro.

  RECOMENDACIONES

• 1.     Se debe efectuar una selección de personal acorde según competencias para equipos virtuales.

• 2.      Se debe realizar encuentros o reuniones presenciales (si es posible), para generar confianza y desarrollar un sentido de compromiso y conocer al miembros del equipo.

• 3.     Se deben crear políticas y procedimientos claros para el manejo del equipo.

• 4.     El PM debe hacer un manejo eficiente de la información y crear  mecanismos de control y evaluación del trabajo.